Was ist eine Benutzergruppe?

Benutzergruppen erlauben es, Benutzer zu Gruppen zusammenzufassen, um diesen z.B. bestimmte Rechte zuzuweisen oder diese als Empfänger von Benachrichtigungen zu definieren.

Zum Beispiel werden Benutzergruppen für die Alarmierung verwendet, um die Empfänger von Benachrichtigungen festzulegen (siehe Alarmdefinitionen – Eigenschaften). Es auch möglich unabhängig von Alarmen, alle Benutzer eine Gruppe zu benachrichtigen. (Siehe Benachrichtigungen)

Die Benutzergruppenverwaltung erreichen Sie über das Icon im Menü.

Benutzergruppen werden pro Projekt angelegt, während Benutzer projektübergreifend gültig sind. Damit kann also ein Benutzer in verschiedenen Projekten verschiedene Rechte besitzen.

Hinweis zur Rechteverwaltung

Zum Verwalten der Benutzergruppen benötigt ein Benutzer entsprechende Rechte. Diese Rechte erhält ein Benutzer entweder durch eine projektübergreifende Rolle (siehe Benutzerrollen) oder über Mitgliedschaft in einer Gruppe mit den entsprechenden Rechten (siehe Eigenschaften der Benutzergruppe).
Der Benutzergruppen-Button  ist nur dann im Menü sichtbar, wenn der aktuell angemeldete Benutzer über die entsprechende Rechte verfügt, Benutzergruppen anzulegen oder wenigstens sehen zu dürfen.

Wie kann ich eine Benutzergruppe bearbeiten?

  1. Klicken Sie im Menü auf das “Benutzergruppen”-Icon  .
  2. Klicken Sie rechts in der Zeile der Benutzergruppe, deren Eigenschaften Sie ändern wollen, auf das “Bearbeiten”-Icon .
  3. Führen Sie nun die gewünschten Änderungen durch (siehe auch Benutzergruppen-Eigenschaften für Details zu den einzelnen Angaben).
  4. Klicken Sie auf “Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.

Eigenschaften eine Benutzergruppe

Die Eigenschaften einer Benutzergruppe werden in den im folgenden beschriebenen Tabs festgelegt:

"Allgemein"

  • Name
    Textfeld zur Eingabe des Namens der Benutzergruppe.
  • Beschreibung
    Textfeld zur Eingabe einer Beschreibung (optional).

"Zugewiesene Benutzer”

Legen Sie hier diejenigen Benutzer fest, die Mitglieder der aktuell bearbeiteten Benutzergruppe sein sollen.

Hinweis

Wenn Sie mit der Maus über die in Spalte “Anzahl” angezeigte Anzahl der Mitglieder der aktuellen Benutzergruppe fahren, wird per Tooltip eine Liste der Namen dieser Mitglieder eingeblendet.

“Zugewiesene Ordner”

Dieser Bereich präsentiert eine hierarchische Liste der im aktuellen Projekt definierten Ordner und Unterordner.

Wählen Sie hier diejenigen Ordner aus, in die ein Benutzer dieser Gruppe wechseln, und deren Inhalt er einsehen darf. Auf diese Weise kann nach Bedarf der Zugriff auf den Projektbaum bzw. die Ordnerhierarchie gezielt eingeschränkt werden, indem der Benutzergruppe der Zugang lediglich zu bestimmten Ordnern erlaubt wird.

Für einen Benutzer in einer projektübergreifenden Rolle (siehe Abschnitt Benutzerrollen) gelten hier gemachte Einschränkungen nicht.

Hinweis

Diese Einstellmöglichkeit korrespondiert zu den entsprechenden Einstellmöglichkeiten für einen Ordner, Tab “Zugriffsrechte” (siehe Abschnitt Eigenschaften von Ordnern): Während Sie hier die Zugriffsrechte der aktuell bearbeiteten Benutzergruppe für mehrere Ordner auf einmal vergeben oder entziehen können, lässt sich dort das Zugriffsrecht auf den aktuellen Ordner für gleich mehrere Benutzergruppen vergeben oder entziehen.

“Rechte”

In diesem Bereich können Sie in detaillierter Weise die Rechte in Bezug auf bestimmte Objekte definieren, zum Beispiel

Dabei drückt ein solches Recht aus, welche Aktivitäten von einem Benutzer der Benutzergruppe mit dem jeweiligen Objekt ausgeführt werden dürfen, z. B.

    • Nur lesen
    • Bearbeiten
    • Neu anlegen
    • Löschen
    • etc.


Recht = Kombination aus Objekt und Aktivität

Für jedes Objekt wird eine Liste von möglichen Aktivitäten zur Auswahl gestellt.
Hierbei sind die Aktivitäten hierarchisch angeordnet, d. h. die Aktivität, die in der Liste weiter unten steht, beinhaltet (erlaubt) auch die Aktivitäten aus der Liste weiter oben.
Für das Objekt “Ordner” bedeutet das z. B., dass eine Benutzergruppe, der die Aktivität “Löschen” zugeteilt wurde, Ordner auch lesen, bearbeiten und neu anlegen darf.

Beispiel "Messstelle":

  • Die Auswahl der Aktivität “Nur lesen” bedeutet, dass Benutzer der aktuellen Benutzergruppe eine Messstelle lediglich anzeigen können.
    Sie dürfen also weder Messstellen bearbeiten, noch neue Messstellen anlegen, oder bestehende löschen.
  • Die Auswahl der Aktivität “Nur lesen (inklusive Alarme)” bedeutet, dass Benutzer der aktuellen Benutzergruppe zum einen eine Messstelle anzeigen können, zum anderen auch in ihr aufgetretene Alarme einsehen dürfen (alle anderen Restriktionen des obigen Beispiels gelten natürlich nach wie vor)

Auch hier gilt, dass Benutzer mit projektübergreifenden Rollen (siehe Abschnitt Benutzerrollen) durch die hier gemachten Einstellungen nicht in ihren Rechten eingeschränkt werden können.

Hinweis

Ein Benutzer kann innerhalb eines Projektes mehreren Benutzergruppen angehören, für die im allgemeinen auch unterschiedliche Rechte definiert sein können. Für ein bestimmtes Objekt / Ressource und Aktivität “gewinnt” in diesem Fall das “höchste” Recht dieser Benutzergruppen.

Benutzergruppe benachrichtigen 

Es ist möglich alle Benutzer einer Benutzergruppen zu benachrichtigen. Diese erhalten dann entsprechend ihres gewählten Kommunikationskanals (E-Mail, SMS) eine Nachricht zugestellt (siehe Benutzereigenschaften > Einstellungen für Benachrichtigungen).

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine solche Benachrichtigung zu versenden:

  1. Öffnen Sie die Ansicht “Benutzergruppen”, indem Sie auf das “Benutzergruppen”-Icon  im Menü klicken.
  2. Klicken Sie dort auf das Brief-Symbol  der Benutzergruppe, die als Empfängerkreis fungieren soll.
  3. Geben Sie im daraufhin geöffneten Fenster im Textfeld “Betreff” einen geeigneten Betreff, und im Textfeld “Nachricht” darunter Ihre Nachricht ein.
  4. Klicken Sie sodann auf “Senden”, um die Nachricht abzuschicken (oder gegebenenfalls auf “Abbrechen”, um den Vorgang abzubrechen).


Vorraussetzung

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn ein Benutzer die erforderlichen Rechte dafür besitzt. Um diese zu erhalten muss ein Benutzer Mitglied einer Benutzergruppe sein, die das Recht Benutzergruppen/Benachrichtigen besitzt.



Benutzergruppe löschen 

Zum Löschen einer Benutzergruppe muss diese zunächst zum Bearbeiten geöffnet werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Benutzergruppe zu löschen:

    1. Öffnen Sie die Ansicht “Benutzergruppen”, indem Sie auf das “Benutzergruppen”-Icon  im Menü klicken.
    2. Klicken Sie rechts in der Zeile der Benutzergruppe, die Sie löschen wollen, auf das “Bearbeiten”-Icon .
    3. Öffnen Sie in der nun geöffneten Bearbeiten-Ansicht durch Anklicken des Labels “Benutzergruppen” das Kontext-Menü dieser Ansicht und wählen Sie dort den Befehl “Löschen” aus.
    4. Wählen Sie aus dem Kontext-Menü den Befehl “Löschen” aus und
    5. Bestätigen Sie im daraufhin angezeigten Lösch-Dialog schließlich das Löschen der Benutzergruppe.
      Sollten Sie hier feststellen, dass Sie die falsche Benutzergruppe ausgewählt haben, können Sie durch Klick auf “Abbrechen” den Löschvorgang noch abbrechen.

Voraussetzung:
Der zu löschenden Benutzergruppe darf kein Ordner mehr zugewiesen sein! Demarkieren Sie im Tab “Zugewiesene Ordner” (siehe Eigenschaften der Benutzergruppe > Zugewiesene Ordner) etwaige markierte Checkboxen und speichern Sie die Benutzergruppe, bevor Sie daran gehen, die Benutzergruppe zu löschen.